Você sabe qual é a importância de gerenciar tarefas em uma fazenda? A verdade é que esse é um passo muito importante para otimizar os processos seus administrativos. Só com boa organização e planejamento a sua propriedade rural obtém bons resultados e, cada vez mais, safras de sucesso.
Pensando nisso, elencamos neste post as melhores formas de realizar esse gerenciamento, além dos maiores motivos pelos quais a tecnologia pode ser uma aliada. Interessado? Então, continue lendo para conferir!
Por que gerenciar tarefas na fazenda?
De fato, um bom gerenciamento das atividades referentes à propriedade rural é capaz de oferecer diversos benefícios ao agricultor. A seguir, confira alguns deles.
Otimização do tempo
Em primeiro lugar, essa é uma ótima maneira de executar mais atividades em um tempo bem menor. Afinal, o gestor consegue acompanhar não só as etapas da execução bem como o tempo destinado a cada uma delas, além de avaliar o melhor desempenho dos seus colaboradores.
Com essa gestão, os responsáveis pelas equipes também podem definir a rotina de atividades da fazenda e, assim, entender quais delas demandam mais tempo e quais podem ser realizadas em um período menor. Essa noção torna fácil avaliar o desempenho de cada funcionário e se o que foi planejado está mesmo sendo cumprido.
Entendimento das demandas do mercado e da fazenda
Ao gerenciar suas tarefas, os gestores passam a prever com antecedência as alterações e demandas do mercado, podendo se preparar de maneira adequada para enfrentar qualquer tipo de adversidade. Isso permite uma melhora considerável dos resultados, já que é possível se adaptar às condições do setor.
Além disso, com esse tipo de gerenciamento pode-se aprimorar a utilização de recursos e esforços e balanceá-los com as necessidades da fazenda, para aumentar de forma segura e eficaz os resultados positivos da propriedade.
Melhor previsão financeira
Ainda não é muito comum que produtores rurais utilizem técnicas e ferramentas de gestão para cuidar dos seus negócios, mas isso é um erro. Afinal, um bom gerenciamento de tarefas consegue oferecer a esses gestores uma previsão financeira que vai além do fluxo de caixa.
Com as ferramentas certas, todas as tarefas relacionadas ao controle financeiro da fazenda ficam mais fáceis de serem realizadas, ao mesmo tempo em que ficam disponíveis em um só lugar, o que oferece mais comodidade e praticidade a quem precisar acessá-las a no momento da tomada de decisão.
Diminuição de desperdícios
Seja qual for o tamanho do negócio, o corte de gastos é sempre necessário. Porém, o que passa despercebido por muitos gestores é que ele pode ser alcançado com um bom gerenciamento de tarefas. Isso porque um processo mal gerenciado corre o risco de comprometer a capacidade da propriedade de se manter sustentável do ponto de vista econômico.
Ao gerenciar as suas tarefas de perto, é possível diminuir a ocorrência de erros — e isso, como já dito, permite que mais etapas sejam concluídas em menor tempo. A consequência é a própria redução de gastos, além de um aumento do lucro.
Como fazer um bom gerenciamento de tarefas?
Agora que já está claro qual é a importância de gerenciar tarefas na sua fazenda, vejamos algumas dicas para colocar isso prática!
Traga tecnologias digitais para o campo
Existem hoje no mercado diversas ferramentas específicas para a gestão de tarefas e negócios. Para as fazendas, em especial, elas podem auxiliar tanto o planejamento agrícola quanto a logística de escoamento da safra, abarcando todas as atividades entre essas duas pontas da produção.
Esse uso de tecnologias digitais no campo possibilita uma circulação maior de informações importantes — ou seja, todos os envolvidos em determinada etapa têm acesso aos dados necessários para a sua execução. Além disso, os responsáveis conseguem fazer análises sobre os resultados obtidos em cada atividade, o que será útil para as próximas tomadas de decisão.
Outro ponto interessante em relação à implementação de tecnologias digitais no campo é o armazenamento em nuvem. Com isso, os profissionais não precisam ficar restritos aos escritórios, já que os dados de todas as tarefas realizadas na propriedade podem ser acessados de qualquer lugar — bastando ter um dispositivo conectado à internet.
Acompanhe indicadores
Embora muito comuns nas empresas urbanas, os indicadores de produtividade e lucratividade já foram absorvidos por outros setores da economia, inclusive o rural. São eles que permitem o monitoramento preciso da performance de cada etapa do processo de produção, servindo de base para que os resultados possam ser melhorados.
Vale dizer, aliás, que as novas tecnologias conseguem oferecer ainda mais recursos nesse sentido, viabilizando o acesso a dados importantes para que os gestores consigam gerenciar tarefas e fazer análises sempre que necessário. Essas informações podem ser coletadas em qualquer momento da safra, e podem se referir ao processo como um todo. Trata-se de registros referentes a:
- insumos;
- volume de produção;
- recursos;
- energia;
- controle de estoque;
- recurso financeiro e tempo aplicados;
- indicadores de performance e produtividade.
Enfim, dados fundamentais de se considerar e equilibrar para garantir a eficiência das tarefas e dos projetos, como um todo.
Direcione as tarefas e delegue aos profissionais corretos
Uma das melhores formas de fazer um bom gerenciamento da rotina de propriedade rural — e, assim, melhorar o seu fluxo de trabalho — é dividir as rotinas por critérios claros e objetivos e delegá-las aos profissionais corretos.
Um bom exemplo de como fazer isso é separar as atividades mais críticas das mais simples. Outra maneira possível de realizar esse direcionamento é utilizar alguns sistemas com base no tempo de execução das atividades. Na prática, isso significa que aquelas tarefas que estiverem com data de entrega mais próxima serão priorizadas, enquanto as que têm prazos mais longos podem ser deixadas para depois.
Divida o planejamento em objetivos menores
De nada adianta traçar um plano e não colocá-lo em prática, certo? Justamente por isso, uma parte crucial da gestão e do planejamento estratégico em uma fazenda é elaborar um plano de ação. Esse documento é o que vai definir o caminho a ser percorrido para que seja possível chegar aos objetivos traçados.
O primeiro passo, e o mais importante, é fazer a divisão do objetivo maior em tarefas menores, levando em consideração os recursos disponíveis e as atividades a serem feitas. Além de organizar todo o processo, isso ajuda a tornar o objetivo mais alcançável.
O segundo passo é estabelecer o tempo que será necessário para realizar todas as atividades. Depois, no terceiro passo, é preciso fazer a alocação de recursos — tanto de pessoas quanto de insumos. Nessa etapa deve-se definir o orçamento total, os equipamentos que serão utilizados e a quantidade de funcionários necessária para realização do serviço, de acordo com as habilidades da sua equipe.
Por fim, o último passo é o acompanhamento: avaliar o progresso das tarefas e informá-lo aos demais membros da equipe. Assim, é possível garantir toda a evolução do plano de ação — e, por consequência, do planejamento estabelecido lá no começo.
Faça um alinhamento da produção com metas
Resumidamente, uma meta é um objetivo de forma quantificada. Ao gerenciar tarefas, é preciso traçá-las especificamente, para que os objetivos sejam alcançados de forma definitiva. E uma de suas características é que elas são temporais, bastante relacionadas a prazos de execução.
Na primeira etapa, deve-se elencar os objetivos da fazenda. É muito importante que as metas traçadas aqui sejam atingíveis, então, pense em cada detalhe possível. Quanto mais detalhadas elas forem, maiores são as chances de que elas sejam concretizadas.
A etapa seguinte é identificar todos os possíveis obstáculos, para que não haja surpresas desagradáveis no meio do caminho. Nesse sentido, tudo deve ser anotado e considerado: recursos financeiros, questões de logística, contatos que precisam ser estabelecidos e o que mais os gestores acharem pertinente.
Já na terceira etapa, é preciso estabelecer meios para mensurar o progresso do time em relação à meta proposta. Esse ponto é de extrema importância, porque é aqui que acontece a avaliação sobre as necessidades de melhoria do processo e sobre adotar novas práticas para alcançar os resultados.
Por fim, há a etapa da criação de um cronograma, com um prazo para a execução de cada meta. Definir uma data limite é essencial para que os gestores tenham controle sobre as tarefas que precisam ser executadas, bem como para saber se tudo está correndo de acordo com o planejado.
Por que trazer a tecnologia para o campo?
Como vimos até aqui, para gerenciar tarefas da melhor forma a tecnologia digital precisa ser uma aliada dos gestores. Vejamos, então, alguns motivos para você implantá-la no dia a dia da sua fazenda.
Redução de custos
As vantagens que a tecnologia pode oferecer a uma propriedade rural são numerosas, e a redução do custo de produção é apenas uma delas. O avanço da comunicação, por exemplo, reduz consideravelmente os custos com viagens ou deslocamentos próximos à fazenda que seriam necessários para realizar reuniões em um lugar físico, já que é possível fazer isso pela internet.
O armazenamento de dados em nuvem, por sua vez, reduz custos com infraestrutura, uma vez que anula a necessidade de se guardar documentos em pilhas e mais pilhas de papel — ou, no mínimo, em discos rígidos.
Todos esses exemplos geram ainda mais autonomia para as fazendas, colocando-as como protagonistas nas soluções de problemas e garantindo mais versatilidade, para que possam acompanhar as mudanças no mercado de forma estratégica.
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Automação de tarefas
A automação de tarefas é uma ótima forma de inserir a tecnologia em uma fazenda. Isso porque ela permite que os gestores identifiquem ações repetitivas que são feitas manualmente e apliquem soluções para que sejam realizadas de forma automatizada, ou com a menor necessidade de intervenção humana possível.
Gerenciar tarefas com o auxílio da tecnologia também permite uma automação de processos específicos, como os referentes ao monitoramento da safra, por exemplo. Hoje, com o uso de um software de gestão, é muito mais simples ter acesso a dados importantes (como a produtividade), entender a eficiência de processos (como o manejo e a comercialização), e assim por diante.
Visão global da fazenda
Existem hoje aplicações ou soluções específicas que permitem aos gestores uma visão global da propriedade rural. Isso lhes dá uma perspectiva maior sobre a fazenda, sobre o que pode ser feito a partir dali para melhorar ou aprimorar os processos realizados.
Ao gerenciar tarefas, essa tomada de decisões ainda se torna mais simples. Afinal, como os gestores precisam se basear em processos e outros fatores, quando estes estão bem definidos e dispostos de forma fácil e acessível, é muito mais simples evitar que qualquer decisão seja tomada na impulsividade, sem uma base.
Integração de contas e documentos
A tecnologia também deve ser utilizada no setor financeiro da fazenda. Já é possível utilizar um sistema que faça a integração de todas as contas da propriedade e dos seus respectivos documentos.
E vale dizer: ter todas essas informações em um único local, como um software específico, é de extrema importância atualmente. Ao serem registradas dessa forma, todas as informações ficam catalogadas e disponíveis para consulta de forma simples, economizando tempo de pesquisa e oferecendo mais praticidade aos gestores.
Mais eficiência para o negócio
No geral, o impacto da tecnologia na eficiência de uma fazenda é muito alto. Como bem vimos até aqui, todas as tarefas podem ser realizadas de forma mais simples e inteligente, o uso dos recursos é otimizado e ainda é possível poupar tempo no cumprimento das atividades.
Ferramentas tecnológicas especializadas para a gestão de fazendas permitem que os gestores tomem decisões mais ousadas e eficientes, chegando cada vez mais longe. E essa ampliação dos horizontes cria novas oportunidades para todo o setor. Justamente por isso, é extremamente necessário utilizar recursos eficientes nesse sentido, para que o negócio fique mais fluido.
Enfim, agora você entende como gerenciar tarefas é importante para uma fazenda, certo? Se feito de forma correta, isso oferece diversos benefícios aos proprietários e gestores — e quando a tecnologia é utilizada nessa gestão, os processos se tornam ainda mais simples e automatizados!
Agora, se você gostou da leitura, que tal conhecer um pouco mais sobre as novas tecnologias no meio rural?
