Mesmo não sendo de fácil execução, o controle de estoque é uma ferramenta gerencial muito importante para produtores rurais. Afinal de contas, ela é o que garante a boa operação de uma fazenda ao longo do ano, evitando riscos e perdas.
Por um lado, é preciso garantir que se tem todos os insumos necessários para a sua safra. Por outro, o acúmulo de estoque sem a devida gestão pode acarretar custos que nem sempre são identificados facilmente, podendo prejudicar a lucratividade da sua lavoura no futuro.
Pensando nisso, vamos mostrar neste artigo como o controle de estoque deve ser feito para garantir a gestão eficiente da sua propriedade rural, bem como colocar dinheiro no seu bolso. Interessado? Então, continue lendo para descobrir como isso funciona!
Os principais desafios do produtor quanto ao controle do seu estoque
O principal motivo pelo qual se deve fazer um bom controle de estoque é a tamanha importância que ele tem para uma fazenda. Sem dúvida, um produtor agrícola que não dá a devida atenção ao seu estoque corre sérios riscos de perder negócios por ter um alto custo de produção, ou mesmo de perder dinheiro ao estocar produtos em excesso.
Em geral, essa tarefa é feita sem muito controle ou cuidado com as devidas contagens e classificações. O produtor, consequentemente, não tem acesso a informações precisas e confiáveis sobre a quantidade de cada produto armazenado. Assim, acaba efetuando compras desnecessárias, deixando o dinheiro parado em seu estoque, ou não adquire os produtos que serão, efetivamente, necessários para o desenvolvimento das suas atividades.
Também vale lembrar que a maioria dos produtores compra fertilizantes e outros insumos em pacotes fechados com os fornecedores, tentando buscar os melhores preços e condições de pagamento. Isso, de fato, é compreensível — o grande problema é que a quantidade excedente desses materiais pode gerar um acúmulo no estoque, aumentando as chances de esses produtos alcançarem suas datas de vencimento sem serem utilizados a tempo.
O estoque muito alto significa dinheiro parado e prejuízos. Portanto, você deve analisar com cuidado o custo-benefício de determinadas compras que for efetuar, sempre levando em consideração a quantidade de produtos que ficará armazenada e a média de saídas de cada um desses itens estocados.
Boas práticas para ter um controle de estoque eficiente
Estoque parado é dinheiro desperdiçado. Quando um produtor rural compra grandes quantidades acreditando que está fazendo um bom negócio com seus fornecedores, corre grandes riscos de demorar muito tempo para utilizar tais produtos. Por outro lado, você não pode deixar o seu estoque desabastecido, senão, terá de parar a produção por falta de algum material essencial. O caminho, então, é saber gerir bem o seu estoque para evitar os dois problemas.
Entendido esse cuidado que se deve tomar, chegamos agora a um ponto-chave desta leitura: como fazer esse controle de estoque, na prática. Apesar dos desafios que citamos até aqui, existem algumas atitudes que o produtor rural pode tomar para elevar o nível do seu gerenciamento, evitando perdas, compras desnecessárias ou a falta de algum item essencial, por exemplo.
Uma das primeiras formas de executar esse processo é fazer o controle de entradas e saídas de cada produto. Nesse caso, pode ser utilizada a nota fiscal das compras, para que os itens sejam lançados no estoque, e em seguida, a planilha de controle de retiradas, para gerenciar os momentos em que determinado item sair do seu barracão. Além disso, não podemos deixar de mencionar os cuidados com o armazenamento — tendo locais exclusivos para cada produto, separados principalmente por princípio ativo —, visando sempre evitar estragos, bem como os prazos de validade dos defensivos agrícolas.
Também é fundamental que o produtor tenha acesso a relatórios atualizados sobre a posição do seu estoque de tempos em tempos, sempre que necessário. Isso facilitará a sua verificação sobre a necessidade de adquirir determinados produtos que estão acabando, bem como avaliar aqueles que precisam ser utilizados de forma mais prioritária, para evitar o seu vencimento.
O papel de um bom sistema de gestão
Há pouco tempo atrás, nem mesmo as pessoas mais otimistas acreditariam que a maior parte dos procedimentos de gestão executados em uma empresa seriam substituídos por ferramentas tecnológicas de última geração, hoje, portanto, isso é uma realidade na maioria dos empreendimentos.
Sabemos, hoje, que os produtores rurais têm à sua disposição uma vasta gama de tecnologias que os auxiliam em diversas situações no dia a dia da sua produção agrícola, e o controle de estoque não é exceção. Com softwares específicos para isso, é possível receber o registro de entradas e saídas, emitir relatórios em tempo real e até receber avisos quanto à redução da quantidade de determinado item armazenado. Isso garante ao produtor que os quantitativos descritos nas relações emitidas refletem, de fato, a realidade do seu estoque físico.
Além disso, é possível verificar uma série de outros pontos. Se for lançada uma baixa no sistema, por exemplo, você consegue saber se esse montante foi, de fato, utilizado na lavoura. Assim, além de gerenciar melhor o seu estoque, você terá o controle completo de todos os elementos da sua fazenda. Terá a liberdade de emitir relatórios a qualquer tempo e utilizar esses dados para embasar as suas próximas compras, evitando a aquisição de produtos desnecessários.
Enfim, será possível gerenciar todo o trabalho envolvido com o estoque, gerando dados relevantes sobre o seu desempenho e facilitando a tomada de decisões no futuro, como a contratação ou demissão de pessoal dessa área. Então, seguindo todas estas dicas, você certamente terá um controle de estoque mais eficiente, garantindo que o seu dinheiro não fique parado com produtos armazenados nem seja perdido com vencimentos ou deteriorações ao longo do tempo!
Gostou desta leitura? Agora, se quiser entender um pouco melhor como esse processo de gestão pode ser otimizado com ferramentas tecnológicas, aproveite para entrar em contato conosco! Nossos especialistas estão aguardando para responder todas as suas dúvidas.
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