Guia de controle de contas a pagar para produtores rurais

29/11/2021
Guia de controle de contas a pagar para produtores rurais
Ter um bom controle financeiro da propriedade rural é indispensável para ter boa rentabilidade. É por meio do acompanhamento dos valores ligados à atividade que se pode entender quais são as suas necessidades e onde estão as oportunidades principais. E isso inclui, é claro, o controle de contas a pagar.

Com a ajuda dessa ferramenta, você terá uma visão completa sobre todos os compromissos financeiros da fazenda, além de quando eles devem ser cumpridos, evitando possíveis custos com multas por atraso. Assim, o seu gerenciamento terá um reforço que fará toda a diferença para você buscar a rentabilidade.

Neste guia, mostramos com detalhes como é possível acertar nesse acompanhamento e quais são as melhores soluções nesse sentido. Continue lendo para conferir!

Por que é tão importante fazer o controle de contas a pagar?

Acompanhar os compromissos financeiros da propriedade rural é essencial para prevenir multas e garantir resultados melhores. Esse é um processo que envolve diferentes itens, como o pagamento de obrigações fiscais, fornecedores de insumos, custeios agrícolas, finames e assim por diante. Somente com um bom acompanhamento, portanto, é possível reduzir os riscos desse setor e fazer com que o seu desempenho seja ampliado, melhorando assim a rentabilidade do seu negócio.

Vejamos, a seguir, um pouco mais sobre os motivos para acertar nesse controle de contas a pagar.

Evita a perda de melhores condições com fornecedores

Diante de atrasos constantes, é comum que fornecedores deixem de confiar na sua capacidade de pagamento, fazendo com que não consigam lhe dar melhores condições de compra, como descontos e opções de parcelamento e pagamento.

Portanto, controlar corretamente os valores ajuda a manter os seus parceiros de negócio por perto. Com todos os pagamentos em dia, a sua fazenda ainda conseguirá ter um poder maior de negociação.

Previne multas e problemas com o fisco

Quando deixa de cumprir suas obrigações fiscais em dia, a propriedade rural passa a ter problemas com os órgãos de fiscalização. Por isso, outro ponto importante é que o controle de contas a pagar permite a realização de todos os pagamentos dentro do prazo, mantendo sua situação regular e, assim, garantindo menor custo de produção e maior rentabilidade.

Melhora a utilização dos recursos

Um bom controle de contas a pagar oferece uma visão ampla de tudo o que deve ser quitado a cada período. Como consequência, você terá uma noção completa de quais são as principais necessidades e qual é o nível de comprometimento do seu dinheiro. Assim, fica mais fácil se preparar para utilizar bem os recursos que estão a sua disposição.

Isso é diferente, no entanto, de realizar pagamentos de forma imprevista. Sem um acompanhamento, você não tem como saber o que ou quando algo deverá ser pago, o que afeta todo o planejamento e a longo prazo, o futuro da sua propriedade.

Como esse controle deve ser feito?

Já que se trata de uma tarefa tão importante, é essencial que ela seja realizada da maneira certa. Esse processo inclui alguns passos simples, cuja intenção é enxergar e planejar todos os valores que devem ser quitados.

O ideal é ter uma abordagem estratégica, para aproveitar ao máximo o que essa ferramenta tem a oferecer. Então, vejamos a seguir como fazer o controle de contas a pagar da sua propriedade rural.

Categorize os vencimentos

Primeiramente, é preciso separar os vencimentos de acordo com seus tipos. Isso significa pensar em custos fixos e variáveis. O custeio, arrendamento de terras e financiamento de  máquinas são valores fixos, que independem da produção, certo? Já a compra de sementes, fertilizantes e outros insumos depende da capacidade produtiva, logo, são valores variáveis.

Também é interessante utilizar outras categorias, como a divisão entre os setores. Há, por exemplo, contas referentes aos salários dos colaboradores, impostos, pagamento de fornecedores, e assim por diante. Estabelecer essas categorias lhe permitirá acompanhar onde estão as maiores despesas, bem como se as contas a pagar estão de acordo com os objetivos e com a atuação da fazenda.

Defina prioridades entre os valores

Apesar de todas as contas serem importantes, pode acontecer algum gasto não planejado e “bagunçar” o calendário de pagamentos. Quando não há disponibilidade de caixa para quitar todos os compromissos o melhor, portanto, é definir prioridades entre o que você vai pagar.

Aqui, dê preferência aos valores cujo vencimento é mais próximo, justamente para evitar atrasos e multas. Também vale a pena priorizar os que têm maior impacto no funcionamento da propriedade rural e nos seus resultados.

Faça um acompanhamento diário

O controle de contas a pagar não deve ser feito de maneira pontual, como apenas uma vez no ano, mês ou semana. Esses valores estão em constante transformação, por isso, é importante fazer um acompanhamento diário. A ideia é mantê-los sempre atualizados, para ter certeza de que eles refletem a realidade.

Você pode realizar essas atualizações ao final de cada dia, por exemplo. Assim, é possível ter um panorama completo para entender quais são os próximos valores a vencer, assim como os que demandam mais a sua atenção.

Crie projeções para diferentes períodos

Além de registrar os pagamentos que devem ser feitos em um curto prazo, é interessante criar projeções sobre as contas a pagar. A intenção disso é ter um planejamento ainda mais completo para entender como será o desempenho ao longo do tempo.

Para ter sucesso nessa tarefa, preveja quais serão os valores (ainda que de forma aproximada) no curto, no médio e até no longo prazo. Pense em quais serão os gastos para a safra seguinte ou quanto a fazenda precisará pagar em 2 ou 3 anos, baseado no que já foi gasto em períodos anteriores. Essa é uma ótima forma de se preparar para todo tipo de situação, consolidando seus planos de crescimento.

Quais são as principais dicas para ser eficiente?

As dicas que vimos até aqui já ajudarão você a manter um controle de contas a pagar adequado. No entanto, é crucial ser eficiente para conquistar resultados melhores.

O mais indicado, nesses casos, é utilizar ações estratégicas para fortalecer o acompanhamento dos valores. Inclusive, essa é uma forma de driblar os desafios e tornar a sua atuação ainda mais relevante! Confira, então, algumas dicas para ter um controle eficiente.

Mantenha a organização em alta

Não podemos ignorar a importância de manter todos os números organizados. Somente dessa maneira você conseguirá alcançar os resultados desejados, com facilidade para realizar análises e reconhecer qual é a sua situação específica.

Por isso, tenha o cuidado de nomear todas as projeções e os acompanhamentos, e deixe tudo organizado de acordo com o período de realização. Assim, dá para entender melhor o que cada valor significa e como esses números devem impactar as suas decisões no futuro.

Registre todas as informações

Outro ponto essencial aqui é registrar todas as informações financeiras da sua propriedade rural, sem deixar nenhuma de fora. Não corra o risco de ter tudo só de cabeça! Mesmo que determinado pagamento tenha um valor considerado baixo, ele deve ser incluído.

Isso será muito útil na conciliação dos valores, além de oferecer uma visão concreta e realista sobre a fazenda. Afinal, se você deixar números de lado, o seu controle começará a não representar mais a realidade. Lembre-se: o registro serve para criar uma base confiável de informações, o que favorece a tomada de decisão ao longo do tempo.

Negocie prazos com os fornecedores

Para tornar o seu controle ainda mais eficiente, também indicamos que você negocie as condições diretamente com os seus fornecedores. O objetivo aqui é conseguir prazos mais adequados para as suas necessidades, de modo a distribuir valores de forma homogênea.

Para isso, entretanto, é preciso ter um bom mapeamento das contas a pagar. Somente assim é possível entender quais são as questões urgentes e quando há maior exigência de caixa.

Use a tecnologia como diferencial

Para conquistar a máxima eficiência, é preciso fugir das planilhas tradicionais. O campo pode — e deve — aproveitar os avanços da tecnologia, e é por isso que recomendamos a escolha de um software de gestão específico para propriedades rurais.

Com esse recurso, é possível simplificar todos os registros, com acompanhamento completo e preciso das informações, de forma integrada. Você também poderá fazer o fluxo de caixa de maneira automática, além de ter maior segurança quanto à proteção das informações. Isso lhe dará uma capacidade maior de realizar análises, entender as suas necessidades e tomar ótimas decisões.

Essa, aliás, é uma das novas tecnologias mais importantes no meio rural, que vai além do controle de contas a pagar, embora ofereça ótimos resultados nesse sentido. Você terá mais eficiência no controle de estoque e poderá desenvolver a gestão e o planejamento estratégico em todos os níveis.

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Como o fluxo de caixa se relaciona com as contas a pagar?

Podemos dizer que o controle de contas a pagar tem tudo a ver com o fluxo de caixa. Afinal, é com essa ferramenta de registro de movimentações financeiras que você vai acompanhar quais são os valores devidos pela propriedade rural, em cada momento. Se realizada corretamente, ela tem muitos pontos positivos a oferecer para a sua fazenda.

A seguir, vamos mostrar algumas das maiores vantagens de acertar em cheio com o fluxo de caixa e com o registro de contas a pagar.

Ajuda a manter a eficiência em alta

Com a ajuda do fluxo de caixa, é possível a ampliar o nível de eficiência. Afinal, é possível dispor de todos os recursos necessários para atuar no dia a dia da fazenda, em busca dos melhores resultados.

Com o uso da tecnologia, especialmente, o registro é mais simples, há menos erros e menos necessidade de retrabalho. Assim, o processo ganha eficiência e agilidade. Além disso, um bom planejamento nesse sentido é indispensável para se preparar para obter novos resultados e vencer desafios. E, com uma boa capacidade de investimento e de otimização, pode-se alcançar um bom desempenho.

Auxilia a tomada de decisão

Também não podemos deixar de citar que o controle de contas a pagar favorece uma tomada de decisão estratégica. Com o reconhecimento de todos os valores e necessidades, você garante uma gestão eficiente da propriedade rural.

Ainda há uma visão melhor sobre oportunidades e ameaças, como preços altos ou desperdícios. Desse modo, todas as escolhas são orientadas com embasamento, o que aumenta suas chances de obter uma melhor rentabilidade ao final da safra.

Enfim, podemos ver como o controle de contas a pagar da propriedade rural é indispensável para uma gestão de sucesso, certo? Sem dúvida, que com uma execução adequada e precisa — com a ajuda da tecnologia — você terá todas as informações necessárias para trilhar um caminho de sucesso!

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