Um bom controle de contas a pagar e a receber é fundamental para qualquer negócio, tanto rural quanto urbano. Isso envolve, por exemplo, ter um balanço entre os vencimentos das contas e os prazos de recebimento. A maioria dos administradores, porém, não dá a devida atenção a essa tarefa, o que acaba causando problemas nas suas finanças.
Para garantir uma gestão saudável, os registros financeiros devem ser encarados como rotina diária e realizados com muita atenção. Além disso, fazer esse controle em um só lugar pode facilitar muito a sua vida, já que diminui as chances de você perder informações. Mas, afinal, como colocar tudo isso em prática?
Se você está precisando controlar melhor as finanças da sua fazenda, continue esta leitura! A seguir, vamos ajudar você a otimizar esse processo e tirar todas as suas dúvidas.
Como é feito o controle de contas a receber?
As contas a receber são tudo aquilo que a propriedade tem para arrecadar, incluindo a comercialização da produção agrícola e pecuária como leite, gado de corte, grãos, frutas, verduras, dentre outros. Assim, a partir do registro de tudo o que é vendido e negociado na fazenda, é possível realizar o planejamento do fluxo de caixa.
É interessante estabelecer qual será o capital de giro disponível nesse fluxo de caixa, tanto no curto quanto no médio e longo prazos. Isso é possível prever por meio dos contratos de venda — principalmente porque esse mercado sofre constantes variações com a venda de produções sazonais. Dependendo da cultura, a venda é feita poucas vezes por ano.
Um produtor de café, por exemplo, colhe sua safra uma vez ao ano. Consequentemente, sua negociação também é feita somente nesse momento. O preço da venda, no entanto, é baseado pela qualidade do produto e a forma da sua oferta. Vale lembrar que o pé de café tem um ciclo de produção bianual, ou seja, num ano produz muito, e no seguinte, nem tanto. Por outro lado, temos o produtor de leite, que realiza suas negociações diariamente, mas sofre com as flutuações do preço do litro, causados pelo valor da energia, da ração, do dólar, dentre outros.
É por conta disso que é tão importante controlar as contas a receber, para saber com clareza qual é a melhor data para pagar as suas despesas e quando você pode fazer um investimento. Esse controle, quando bem-feito, permite a organização de outras informações também, como:
- quais receitas entrarão no imposto de renda;
- qual é a sua frequência de receitas;
- quais são os valores a receber, já descontados os impostos e juros;
- quanto ainda falta negociar para cobrir seu custo;
Como é feito o controle de contas a pagar?
As contas a pagar, por outro lado, são todas as despesas da sua propriedade e os custos da sua produção. Entre eles:
- compra de insumos;
- gastos com combustível;
- mão de obra;
- manutenção de maquinário;
- impostos;
- energia elétrica;
- empréstimos e financiamentos.
Portanto, conhecer e acompanhar esses números ajuda o produtor a realizar o planejamento financeiro da sua fazenda. Da mesma forma que as contas a receber, o controle dessas despesas deve ser realizado diariamente, registrando todos os gastos da propriedade. Principalmente quando se tem uma variedade de operações de diferentes naturezas, como financiamentos, compra direta, troca de produtos (barter) etc., além de envolver quantias altas.
Essa gestão financeira ajuda você a verificar qual é a melhor data para pagar suas despesas fixas ou a compra de insumos, bem como o valor máximo que você tem disponível para realizar uma nova aquisição e cumprir suas obrigações legais. Assim, é possível manter o sistema produtivo funcionando sem deixar de lado os seus compromissos financeiros.
Quais são os principais obstáculos do setor financeiro de propriedades rurais?
Esse tipo de operação tem riscos e características particulares, que devem ser prevenidos e analisados por um controle próprio. Afinal, ele envolve a gestão de pessoas, o armazenamento da produção, a logística de transporte e as movimentações financeiras da propriedade.
Nesse sentido, é fundamental realizar o planejamento estratégico da fazenda para garantir que ela não sofra com os riscos típicos desse tipo de negócio, como o clima desfavorável à produção, a variação dos preços de venda dos produtos e da compra de insumos, os impostos relacionados à comercialização, dentre outros.
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Por que o produtor rural deve focar mais na lucratividade e não somente na produtividade?
Muitos produtores rurais acreditam que, se produzirem muito, já estão garantindo a lucratividade do seu negócio. Infelizmente, não é bem assim. Você pode ter uma produção grande e, mesmo assim, ela não ser lucrativa. Isso porque o lucro é o resultado efetivo da sua operação, ou seja:
lucro = receita – (custos + despesas)
Já a produtividade é a quantidade produzida em relação a um parâmetro. Logo, se você apenas aumentar a sua produtividade, seus custos e despesas também aumentarão. E se esse incremento for superior ao aumento da sua receita, você não terá o lucro da produção.
Por conta disso, é fundamental negociar os valores dos insumos e procurar profissionais competentes para ajudá-lo a criar procedimentos simples e economicamente viáveis. Lembre-se: o que interessa para a gestão de um negócio é a análise da sua lucratividade.
Como um sistema pode ajudar o controle de contas a pagar e a receber?
Graças à evolução das tecnologias nos últimos anos, o produtor rural conta hoje com diversos recursos que podem lhe auxiliar na gestão da sua propriedade. E essas mudanças são indicadas também para os pequenos produtores, que comercializam seus produtos em menor escala, geralmente para cooperativas.
Estão disponíveis no mercado atual softwares com várias finalidades nesse sentido, que podem ser adquiridos conforme a necessidade de cada produtor. Na gestão financeira, em particular, essas ferramentas permitem que você controle todas atividades diárias da propriedade em um único local, evitando erros e retrabalhos. Confira as principais facilidades que isso pode proporcionar:
- fluxo de caixa;
- controle de aplicação de insumos;
- controle de grãos;
- gestão de estoque de insumos;
- custos de produção;
- controle das vacinas dos animais;
- contratos de venda e pedidos de compra.
Utilizar esse tipo de software possibilita uma gestão financeira eficiente, ágil e com informações confiáveis, facilitando a rotina da propriedade rural e a tomada de decisões. Até porque ele emite relatórios que dão uma visão completa de todas as operações envolvidas na fazenda.
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Enfim, diante de tudo o que vimos até aqui, abandone logo as planilhas eletrônicas e evite dores de cabeça e retrabalhos! Conte com a ajuda de um bom software de controle de contas a pagar e a receber e otimize toda a gestão financeira do seu negócio rural, incluindo controle de contas a pagar e receber, conciliações bancárias e a emissão de relatórios de resultado.
Gostou da leitura? Se quiser saber ainda mais sobre softwares de gestão financeira, aproveite agora para entrar em contato conosco! Nossos especialistas terão prazer em ajudar você a entender como essa tecnologia pode facilitar a rotina da sua propriedade rural.
