O módulo de compras tem como objetivo principal gerenciar e lançar todas as notas fiscais de compra, de forma integrada com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). O sistema permite que o usuário faça o lançamento de notas fiscais de diversas formas, cada uma com suas particularidades:

• Importação via painel SEFAZ.
• Importação via arquivo XML.
• Lançamento manual de notas fiscais.
• Lançamento de notas fiscais de animais.
• Lançamento de notas fiscais de pedido de compra.
• Emissão de notas fiscais de entrada: 
• Lançamento de devolução de nota de venda.
• Lançamento de contranota.

Além disso, o módulo de compras oferece funcionalidades como:

• Consulta e impressão de notas fiscais.
• Relatórios e Filtros. 
• Controle financeiro.
• Controle de estoque.

Em resumo, o módulo de compras é uma ferramenta completa para gerenciar todas as operações de compra, desde o lançamento da nota até o controle financeiro e de estoque, além da emissão de notas fiscais de entrada e devolução, e contranotas.

Para configurar o certificado digital, siga estes passos:

• Acesse o módulo de compras.
• Vá para a seção de configurações especiais e selecione “Configurar Certificado Digital”.
• Selecione o proprietário e clique em “alterar”.
• Escolha o arquivo PFX do certificado digital. O vídeo recomenda armazenar este arquivo dentro da pasta “SCAD WI”, em uma subpasta nomeada “certificados”. Isso evita erros no sistema caso o arquivo seja movido ou copiado por engano.
• Insira a senha do certificado digital.
• Confirme a configuração. Se a senha estiver correta, nenhuma mensagem de erro deve aparecer. Se a senha estiver incorreta, o sistema irá notificar.

Depois de seguir estes passos, o certificado digital do proprietário estará configurado no sistema.

Para realizar os lançamentos de notas fiscais no sistema pelo painel SEFAZ, siga estes passos:

• Acesse o painel SEFAZ: No módulo de compras, vá em “Lançamentos” e clique em “Importar nota fiscal eletrônica” e em seguida em “Painel SEFAZ”.
• Selecione o proprietário: Escolha o proprietário desejado no campo “Destinatário”. O sistema exibirá as notas fiscais eletrônicas aguardando ação, ou seja, que ainda não foram dadas como ciência.
• Notas prontas para lançamento: Para lançar uma nota, ela precisa estar na aba “Pronto para lançar”. O sistema sincroniza e move as notas para esta aba automaticamente após dar a ciência e receber a confirmação da Secretaria da Fazenda.
• Lançar compra: Selecione a nota desejada na aba “Pronto para lançar” e clique em “Lançar compra”.
• Informe a CFOP: Selecione o código CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) correspondente à nota fiscal.
• Vincule os itens a produtos (opcional): Se desejar, vincule os itens da nota a produtos já cadastrados no sistema, clicando no box abaixo de “Cadastrado” e selecionando o produto correspondente. Isso fará com que o estoque do sistema seja atualizado.
• Selecione um pedido de compra (opcional): Caso a nota se refira a um pedido de compra, selecione-o.
• Confirme os dados: Na tela de lançamento, revise os dados pré-preenchidos como fornecedor, proprietário, tipo de nota, série, número, CFOP, data de emissão e data de entrada.
• Preencha as informações de rateio e contas: Para cada item, preencha as informações de rateio, conta contábil e conta de resultado.
• Informe os dados de pagamento: Preencha os dados de pagamento, incluindo a data da primeira parcela, número de parcelas, e se houve entrada. O sistema permite gerar parcelas automaticamente ou incluir parcelas adicionais manualmente.
• Informe o local de pagamento (opcional): Caso queira detalhar o local de pagamento, informe a conta bancária utilizada.
• Registre o pagamento (opcional): Se a nota já foi paga, indique a forma de pagamento e a conta utilizada, o que lançará o pagamento no caixa bancos. Caso não queira lançar o pagamento, desmarque a opção.
• Finalize o lançamento: Após preencher todas as informações, confirme o lançamento da nota. A nota será movida para a aba “Lançados”.

Outras funcionalidades do painel SEFAZ:

• Sincronização automática: O sistema faz a sincronização das notas automaticamente, mas há um botão de sincronização manual se necessário.
• Ciência automática: O sistema dá a ciência das notas automaticamente, não sendo necessário o botão de ciência manual.
• Baixar XML por e-mail: Se um e-mail específico for configurado, é possível baixar os XMLs das notas por meio do botão “Baixar E-mail”.
• Manifestação de notas: É possível manifestar notas para a Secretaria da Fazenda, indicando desconhecimento, operação não realizada, confirmação ou ciência da operação. Notas com desconhecimento da operação são movidas para a aba “Denegadas”.
• Baixar XML por chave: É possível baixar o XML de uma nota pela chave de acesso, tanto por webservice (até 20 chaves por hora) quanto pelo site (uma chave por vez). O sistema só acessa documentos emitidos nos últimos 90 dias.
• Filtros: É possível filtrar as notas por nome do fornecedor, período ou inscrição estadual.
• Notas canceladas: Notas canceladas pelo fornecedor são movidas para a aba “Canceladas”.

É importante ressaltar que as notas aparecem no painel, mas não são lançadas como despesas até que o processo de lançamento seja concluído.

Para realizar os lançamentos de notas fiscais via XML, siga estes passos:

• Importar a nota fiscal eletrônica: No módulo de compras, acesse a aba “Lançamentos” e selecione a opção “Importar nota eletrônica pelo arquivo XML”. Selecione o arquivo XML da nota fiscal desejada.
• Selecionar a CFOP: O sistema irá apresentar uma tela onde é necessário selecionar o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) adequado para a nota que está sendo lançada.
  • É importante notar que a CFOP utilizada no lançamento da nota de compra não é a mesma que consta na nota fiscal de venda do fornecedor. A CFOP deve corresponder à operação realizada pelo proprietário.
  • Exemplos de CFOP incluem compra de material para industrialização ou produção rural, compra sem geração de financeiro (paga via pedido), compra de energia elétrica, devolução, compra para ativo imobilizado, material de uso ou consumo, prestações de serviço, combustível, ou retorno de mercadoria.
• Vincular os produtos (opcional): O sistema exibirá os produtos da nota fiscal. Se o produto já estiver cadastrado no sistema, será informado. Caso contrário, você pode cadastrar novos produtos, incluindo descrição, linha e unidade.
• Selecionar o pedido de compra (opcional): Se a nota fiscal estiver relacionada a um pedido de compra, selecione-o. O sistema irá puxar automaticamente o rateio, a conta contábil, e o local de depósito do pedido.
• Informar o rateio e contas: Caso a nota não esteja relacionada a um pedido, será necessário informar manualmente o rateio, a conta contábil e a conta de resultado. É possível também informar o local de depósito, se necessário.
• Apropriar a um bem (opcional): Se a nota fiscal se refere a um bem específico, como um equipamento, é possível vinculá-la a esse bem.
• Confirmar o lançamento: O sistema abrirá a tela final de lançamento da nota, com todos os dados preenchidos.
• Verificar as contas a pagar: Na aba “contas a pagar”, o sistema exibirá a parcela de como será lançado.
• Finalizar o lançamento: Confirme o lançamento da nota.

O vídeo também menciona o painel SEFAZ, que pode ser acessado dentro do módulo de compras em “Lançamentos” e depois “Painel SEFAZ”. Este painel organiza as notas fiscais eletrônicas. * As notas devem estar na aba “Pronto para lançar” para que o lançamento possa ser realizado. * O botão “Lançar compra” leva o usuário para a tela onde é necessário selecionar a CFOP, vincular produtos, selecionar pedido, informar rateio e contas, apropriar a um bem (opcional), e verificar as contas a pagar.

É importante ressaltar que o processo de lançamento só é concluído após todas as etapas descritas acima, e que as notas só são consideradas despesas após o lançamento final.

Este método é utilizado para notas fiscais que não estão disponíveis no painel SEFAZ, ou que não foram recebidas via XML.

Para realizar o lançamento manual de notas fiscais, siga estes passos:

• Acesse o módulo de compras: Vá em “Lançamentos” e clique em “Notas Fiscais”.
• Incluir uma nova nota: Clique no botão “Incluir” para iniciar o lançamento de uma nova nota fiscal.
• Selecione o fornecedor e o proprietário: Escolha o fornecedor e o proprietário (quem está recebendo a nota) nos campos correspondentes. Insira a inscrição estadual do proprietário, conforme consta na DANFE.
• Informe os dados da nota: Preencha os campos com a série e o número da nota fiscal, que constam na DANFE. Selecione a CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) adequada, lembrando que esta não é a mesma da nota do fornecedor, mas sim a que corresponde à operação de compra do proprietário. A CFOP determina se a nota gera financeiro ou se está atrelada a um pedido de compra.
• Data de emissão e entrada: Informe a data de emissão da nota e a data de entrada no sistema. A chave de acesso da nota não é obrigatória, mas pode ser preenchida.
• Dados do fornecedor: Confira os dados do fornecedor, que são automaticamente preenchidos com base no cadastro.
• Lançamento dos itens: Na aba “Itens”, clique em “Incluir” para adicionar os produtos ou serviços da nota. Selecione o produto cadastrado no sistema, ou deixe em branco caso não seja necessário controlar o estoque do item. Informe a quantidade, a unidade de medida e o valor unitário. Se a nota se referir a um pedido de compra, selecione-o.
• Rateio e contas contábeis: Informe o rateio (a qual safra ou fazenda se refere o item), a conta contábil e a conta de resultado. O código contábil é puxado automaticamente do cadastro do produto.
• Impostos (opcional): Se a nota tiver impostos como o IPI, inclua-os na aba “Totais dos Impostos”, indicando o valor que consta na nota. Informe também o valor para o SPED, caso o proprietário seja obrigado a entregar o SPED. É possível indicar se o imposto incide sobre o valor da nota ou apenas no valor a pagar.
• Outras informações: Se necessário, preencha as abas de transporte e dados adicionais. Caso a nota seja referenciada a outra, ou um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTE), informe os dados correspondentes.
• Contas a pagar: Na aba “Contas a pagar”, informe os dados de pagamento, como a data, o número de parcelas e a forma de pagamento. Indique se a nota já foi paga e a conta utilizada, para lançar o pagamento no caixa bancos.
• Confirme o lançamento: Após preencher todas as informações, confirme o lançamento da nota. O sistema irá limpar os campos para um novo lançamento.

É importante ressaltar que as notas só são consideradas despesas após o lançamento final.

Para lançar uma nota fiscal atrelada a um pedido de compra no sistema, siga estes passos:

• Acesse o módulo de compras.
• Vá em “Lançamentos” e selecione “Notas fiscais de pedido”.
• Selecione o pedido para o qual deseja lançar a nota fiscal. Você pode digitar o nome do produto (por exemplo, “calcário”) para buscar o pedido desejado.
• Localize o pedido específico na lista. No exemplo do vídeo, o número do pedido é 21568x.
• Dê dois cliques no pedido selecionado.
• Escolha a natureza da operação (CFOP). No exemplo, utiliza-se “paga pedido”.
• Insira a data de emissão da nota.
• Se o pedido tiver vários itens, eles aparecerão listados. No exemplo, há apenas um item.
• Clique no item e depois em “marca/desmarca”.
• Insira a quantidade que será lançada na nota fiscal. É importante notar que esta quantidade pode ser diferente da quantidade total do pedido. Por exemplo, se o pedido é de 2.050 toneladas, mas a nota fiscal é de 50 toneladas, você deve inserir 50.
• O valor unitário será preenchido automaticamente com base no pedido.
• Clique em “Confirma” e depois em “Confirmar” novamente.
• A tela da nota fiscal será aberta, já preenchida com as informações do pedido.
• Informe o tipo da nota (por exemplo, “nota fiscal eletrônica”).
• Insira a série da nota fiscal (por exemplo, “001”).
• Insira o número da nota (por exemplo, “123456”).
• Clique em “Confirma” para finalizar o lançamento.

Seguindo esses passos, a nota fiscal estará devidamente lançada no sistema, vinculada ao pedido de compra correspondente.

As notas fiscais de entrada são utilizadas em diversas situações, como:

• Remessa para Armazenagem: Quando grãos são enviados para armazenamento em terceiros e retornam ao proprietário, uma nota fiscal registra a entrada na fazenda.
• Retorno de Mercadoria: Para mercadorias que estavam com terceiros e voltam ao proprietário original.
• Compra de Materiais: Em casos específicos, podem ser emitidas para controle fiscal e tributário, conforme a legislação estadual.
• Outras Situações: Incluem devoluções, transferências entre unidades da mesma empresa e entrada de mercadorias importadas.

Para realizar lançamentos de notas fiscais de entrada no sistema, siga estes passos:

• Acesse “Lançamentos” e selecione “Emissão de nota fiscal eletrônica”, depois clique em “Emissão de nota fiscal”.
• Clique em “Incluir” para iniciar o lançamento de uma nova nota fiscal.
• Selecione o fornecedor e o proprietário que emitirá a nota. É importante que o proprietário já esteja configurado no sistema para emitir notas fiscais eletrônicas. Para verificar essa configuração, vá em “Cadastro”, depois em “Proprietários”, selecione o proprietário desejado, vá em “Inscrições Estaduais”, clique em “Alterar” e verifique se a série de NF de venda está configurada como “nota eletrônica”.
• Selecione a série que será utilizada para a emissão da nota. O sistema preencherá automaticamente a numeração da nota, que é gerada automaticamente.
• Selecione o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Escolha a CFOP adequada para a operação, como “entrada sem pagamento” ou “entrada de remessa de armazenagem”. Se a CFOP desejada não estiver no sistema, você pode cadastrá-la clicando no botão de mais (+). Ao cadastrar, insira o código da CFOP, a descrição, marque se gera pagamento ou recebimento e selecione o tipo de operação, lembrando de marcar como ativa.
• Insira a data de emissão da nota e a data de entrada.
• Vá para a aba de itens e clique em “Incluir”.
• Selecione o produto que está entrando (ex: soja) e o tipo de volume (ex: quilos). Insira a quantidade e o valor unitário.
• Selecione o rateio para a compra, como “fazenda São Gabriel” e a conta contábil correspondente. Se o grão já saiu para o armazém, a conta contábil usada deve ser a mesma da saída. Caso contrário, use uma conta no ativo.
• O sistema irá solicitar informações sobre o imposto ICMS e CST na escrituração. Insira as informações de acordo com as orientações da sua contabilidade, mesmo que a operação seja não tributável. É preciso incluir os impostos como IPI, PIS, COFINS e ICMS, definindo a origem, CST e outras informações relevantes.
• Confirme o lançamento do item e, se não houver mais itens a serem lançados, clique em “cancelar”.
• Como a CFOP utilizada no exemplo não gera pagamento, não é necessário informar o contas a pagar. Clique em “Confirmar”.
• O sistema exibirá um relatório de conferência para que você possa verificar os dados da nota. Se os dados estiverem corretos, feche o relatório.
• O sistema perguntará se você deseja enviar a nota para a Secretaria da Fazenda. Clique em “Sim” para enviar a nota. Após esse processo, nenhum dado da nota poderá ser alterado.

• O sistema irá confirmar que a nota foi enviada.

Para realizar o lançamento de uma nota de devolução de venda no sistema, siga estes passos:

• Acesse o módulo de compras, vá em “Lançamentos” e selecione “Devolução de nota de venda”.
• Localize a nota de venda que foi emitida anteriormente no sistema. É necessário que essa nota esteja lançada no módulo de vendas.
• Selecione a nota referente à devolução. O sistema perguntará se você deseja cadastrar o cliente como fornecedor, caso ele não esteja cadastrado. Clique em “sim” para que o sistema cadastre automaticamente.
• Confirme o cadastro do fornecedor.
• Selecione o tipo de devolução, como “devolução de venda de produção de estabelecimento no estado”.
• Escolha entre devolução total ou parcial da nota:
  • Para devolução total, marque a opção correspondente e o sistema devolverá toda a quantidade da nota.
  • Para devolução parcial, desmarque a opção de devolução total e insira a quantidade devolvida no campo indicado.
• Selecione se deseja usar a mesma transportadora, quantidade de volumes e peso da nota original.
• Defina o tipo de emissão como “própria”, caso a emissão da nota seja feita pela sua empresa. Se a emissão for feita por terceiros, marque a opção correspondente.
• Confirme as informações.
• O sistema informará que é necessário lançar os ajustes financeiros porque a nota recebe o pedido.
• Verifique se os itens estão pré-preenchidos corretamente.
• Selecione o tipo da nota que será emitida, como “nota fiscal eletrônica” (modelo 920), que é enviada à Secretaria da Fazenda.
• Confirme a nota. O sistema abrirá um relatório de conferência.
• Se desejar, verifique o relatório de conferência. Se não, cancele o relatório.
• O sistema perguntará se você deseja enviar a nota para a Secretaria da Fazenda. Clique em “Sim” para enviar a nota.

• Aguarde o retorno da Secretaria da Fazenda sobre o envio da nota fiscal eletrônica.

Para realizar o lançamento de uma contranota no sistema, siga estes passos:

• Acesse o módulo de lançamentos e selecione “Emissão de Contranota”.
• Certifique-se de que a nota original de compra já esteja lançada no sistema, pois a contranota é referente a ela.
• Filtre as notas de compra utilizando a data de entrada e, no mínimo, o fornecedor. Se não selecionar o fornecedor, o sistema não conseguirá buscar as notas.
• Após aplicar o filtro, clique em “Atualizar” para que o sistema exiba as notas de compra do fornecedor selecionado.
• Escolha a nota de compra para a qual você quer emitir a contranota.
• Clique na nota desejada e selecione “Marcar” para indicar que uma contranota será emitida para essa nota. Se precisar emitir contranotas para várias notas, marque todas as desejadas. Se marcar uma nota por engano, clique em “Cancelar” para voltar e refazer o processo.
• Selecione o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) apropriado para a contranota. No exemplo, foi selecionado “compra para industrialização ou produção rural”. É importante escolher um CFOP que não gere recebimento duplicado.
• Você pode optar por agrupar todos os itens de todas as notas e vincular a um produto, ou deixar sem agrupar.
• Após confirmar as informações, o sistema exibirá a nota de compra para a qual será emitida a contranota.
• Informe a série da nota fiscal eletrônica (ex: 920) que será enviada.
• Confirme o lançamento da contranota.
• O sistema pode exibir um aviso se o CFOP escolhido gerar recebimento duplicado. Caso isso ocorra, escolha um CFOP que não gere recebimento e atualize o CFOP dos itens.
• Assim como todas as notas fiscais eletrônicas, a contranota será enviada para o ambiente nacional da Secretaria da Fazenda.
• O sistema exibirá um relatório de conferência. Você pode visualizar o relatório ou cancelá-lo.
• O sistema perguntará se você deseja enviar a nota para a Secretaria da Fazenda. Clique em “Sim” para enviar.
• Após o envio, o sistema exibirá um retorno confirmando que a nota foi enviada.

O sistema possui algumas funcionalidades no menu de emissão de notas de entrada, para utilizar cada uma delas, siga estes passos:

• Realize a Emissão de uma Nova Nota: Dentro do menu de emissão de nota fiscal eletrônica, clique em “emissão de nota fiscal” e, em seguida, clique em “incluir” para iniciar o processo de criação de uma nova nota fiscal de entrada.
• Consulte ou Imprima a DANFE: Após a emissão da nota, você pode consultá-la ou imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DAMF). Selecione a nota desejada e escolha a opção apropriada.
• Envie a Nota para a SEFAZ: Caso a nota não tenha sido enviada automaticamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), selecione a nota e clique em “enviar para SEFAZ”.
• Envie a Nota por E-mail: Se necessário, o sistema permite o envio do XML e do DAMF da nota por e-mail. Selecione a nota e utilize a opção de envio por e-mail.
• Inutilize uma Numeração de Nota: Se precisar inutilizar a numeração de uma nota cancelada ou por outro motivo, o sistema oferece essa função. Utilize a opção apropriada.
• Cancele uma Nota: Se precisar cancelar uma nota, e se estiver dentro do prazo, use a função de cancelamento.
• Lance uma Carta de Correção: Se precisar corrigir dados de uma nota já emitida, siga estes passos:
  • Selecione a nota que precisa de correção.
  • Escolha se a correção é em um campo geral ou em um campo específico de um item.
  • Se for um campo específico, escolha qual o item e qual o campo a ser corrigido.
  • O sistema exibirá o conteúdo antigo do campo.
  • Insira o novo conteúdo no campo correto.
  • Adicione a correção usando o botão “+”.
  • Confirme a correção e envie para a SEFAZ.
• Manifeste o Destinatário: Caso precise manifestar o recebimento de uma nota, utilize a opção de manifestação de destinatário.
• Cancele uma Nota Fora do Prazo: Se precisar cancelar uma nota fora do prazo estabelecido, utilize a opção específica para cancelamento fora do prazo.
• Envie XMLs de Compras por E-mail: Se precisar enviar todos os XMLs das notas de compra por e-mail, o sistema oferece essa funcionalidade. Selecione a opção apropriada e o sistema enviará os XMLs para o endereço de e-mail cadastrado.
• Envie XMLs de Notas de Emissão Própria para EFD REINF: Se precisar dos XMLs das notas de emissão própria para envio ao EFD REINF, o sistema também oferece a opção de envio por e-mail desses XMLs.

Para utilizar os relatórios disponíveis, siga estes passos:

• Vá ao módulo “Compras” e clique na aba “Relatórios”. O sistema oferece cinco tipos de relatórios. Abaixo está a lista dos relatórios disponíveis e como utilizá-los:

Relatório “Compras por Período”

• Este relatório permite visualizar as compras em um período determinado.
• Seleção de Período: Selecione o período desejado para análise das notas de compras.
• Filtros:
  • Geral: É possível filtrar notas à vista, a prazo ou ambas, incluir ou excluir produtos das notas, incluir ou excluir notas fiscais que não geram pagamentos, e incluir ou excluir notas canceladas e devolvidas.
  • Produtos: Quando a opção “listar os produtos” estiver selecionada, é possível filtrar por produtos específicos, linha de produtos, grupos de produtos, espécie de produtos, setor, localização, marca, fornecedor ou descrição.
  • Notas Fiscais: É possível filtrar por tipo de nota fiscal (NFE, cupom fiscal, nota fiscal ou nota fiscal de serviço), CFOP (natureza da operação), fornecedor, condição de pagamento, comprador, transportadora ou produto.
• Conteúdo do Relatório: O relatório exibe a nota fiscal com data de entrada, o fornecedor, o número e série da nota, e os produtos discriminados abaixo da nota, dentro do período selecionado.

Relatório “Compras por Proprietário”

• Este relatório permite filtrar as compras por proprietário ou inscrição.
• Seleção de Proprietário: Escolha um proprietário ou inscrição específica para filtrar as compras.
• Seleção de Período: Defina o período desejado para análise.
• Conteúdo do Relatório: O relatório mostrará as notas fiscais lançadas para o proprietário selecionado, dentro do período definido, incluindo a série, o número, a natureza da operação (CFOP), o item, a quantidade e o valor da compra.

Relatório “Compras por Linha”

• Este relatório exibe as notas de compra organizadas por linha de produto.
• Seleção de Linha: É possível selecionar uma linha de produtos específica para filtrar as notas ou visualizar todas as linhas.
• Conteúdo do Relatório: O relatório mostra as notas separadas por linha de produto, como semente, calcário, herbicida, equipamento, animais, peças em geral e outras, com informações detalhadas de cada compra.
• Filtros Adicionais: Assim como em outros relatórios, é possível usar filtros de produto e de notas fiscais para refinar a pesquisa.

Relatório “Compras por Fornecedor”

• Este relatório apresenta as compras separadas por fornecedor.
• Seleção de Período: Escolha o período desejado para análise das compras.
• Conteúdo do Relatório: O relatório exibe as compras detalhadas, separadas por cada fornecedor, como Agrossul, Agrocerrado, Eletroan, Bolguinchos, e Mais Saúde.

Relatório “Compras por Conta Gerencial”

• Este relatório permite visualizar as compras por conta gerencial, com opção de filtrar por centro de controle.
• Seleção de Período: Defina o período que deseja analisar.
• Filtro por Rateio: É possível filtrar por um rateio específico, como “soja” da “fazenda São Gabriel”, para visualizar apenas as notas relacionadas.
• Conteúdo do Relatório: O relatório mostra as notas fiscais associadas à conta gerencial e ao rateio selecionados.